关于印发《青岛市职工档案管理暂行办法》的通知

时间：2013-08-26     来源：中国青岛人才网

各区(市)劳动和社会保障局、档案局，各有关单位：
    现将市劳动保障局、市档案局制定的《青岛市职工档案管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)印发给你们，并结合实际提出以下意见，请一并贯彻执行。
一、规范职工档案管理工作
各单位要严格按照《暂行办法》和有关档案整理规范的要求，建立和完善职工档案的归档、查阅、利用和转递等规章制度，及时为职工建立和充实档案。职工档案要实行专人管理，配备必需的档案管理设施，确保职工档案的安全保管与有效利用。要认真整理和管理好本单位的职工档案，保证档案的齐全、完整和准确。
二、实行职工档案信息报送制度
各单位要加强与职工档案信息有关的电子文件的收集、管理和纸质档案的数字化工作。三年内完成职工档案全引目录数据库和全文数据库的建设，并分别报市、区(市) 劳动保障局和档案局备份。2009年年底前，各单位要完成本单位职工档案全引目录数据库的报送工作，以后每年八月底前完成新增减职工档案信息数据的报送工作。
三、开展职工档案管理年检工作
劳动保障行政部门和档案行政部门将依据《暂行办法》对企业和档案代理机构实行年检，对不具备档案管理条件的单位，将取消其档案管理或代理资格，对擅自管理职工档案的单位，将不承认其档案的真实性。
四、发挥示范单位的表率作用
为促进企业职工档案工作规范发展，我们将选择部分国有企业、民营企业进行职工档案工作试点，10月份对试点工作进行总结评估，对达到《暂行办法》和有关职工档案整理规范要求的试点单位将评为青岛市企业职工档案工作示范单位。
五、加强档案工作的监督指导
为督促做好《暂行办法》的贯彻落实工作，市劳动保障局、市档案局将从今年起，对各企业职工档案管理单位的档案安全保管、整理规范、开放利用以及数据提报等情况进行年度考核并予以通报。

二〇〇九年九月二十一日

 青岛市职工档案管理暂行办法

第一章  总   则

第一条  为进一步规范和加强职工档案管理，有效保护和利用档案，依法保障用人单位与职工的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
第二条  职工档案是由职工管理部门和用人单位在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工资福利待遇、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其权益的重要依据。
用人单位必须为职工建立并完善职工档案。
第三条  本办法适用于各类企业、民办非企业单位、个体经济组织、国家机关、事业单位、社会团体（以下统称用人单位）中与之形成劳动关系的职工档案管理，以及失业、退休、自由职业、自费出国等人员的档案管理。
第四条  职工档案工作由劳动和社会保障行政部门领导与指导，实行分级管理，同时接受档案行政部门的监督指导。

第二章  机构及其职责

第五条  用人单位和市、区(市)劳动和社会保障行政部门所属的公共就业服务机构、劳动保障事务代理服务机构、劳动保障档案管理中心、人才交流中心等，是职工档案管理机构。
第六条  职工档案管理机构必须具备以下条件：
㈠符合国家现行规定、有权利管理职工档案。
㈡要有明确的领导分工负责，建立健全职工档案的收集、归档、管理、利用、转递、保密等工作制度，配备专(兼)职档案管理人员。
㈢档案库房和装具符合国家有关标准要求，能够保证职工档案的安全保管。
第七条  具备保管职工档案条件的用人单位，保管与其形成劳动关系的职工档案。用人单位的劳动（组织人事）职能机构负责职工档案管理，并应指定专人专库（柜）进行管理。实行档案集中统一管理的单位，应设专人负责管理职工档案。
不具备保管职工档案条件的用人单位，其职工档案应委托劳动保障事务代理服务机构或人才交流中心档案管理部门代为保管。
第八条  劳动保障事务代理服务机构可开展职工档案代管业务，受用人单位或职工个人的委托，负责对职工档案以及自由职业、自费出国、从事个体经营、工商户雇用等人员的档案管理。
第九条  失业人员的档案，由公共就业服务机构保管。
第十条  下列退休人员档案，由市档案管理中心代管。
㈠仍在企业管理的符合移交条件的退休人员的人事档案；
㈡在街道劳动保障服务中心和各级各类劳动、人事代理机构实行社会化管理的企业退休人员档案；
㈢新办理的企业退休人员的档案；
㈣暂未实行社会化管理的企业建国前老工人、异地安置的退休人员、工伤1-4级人员、军转干部以及孤寡等退休人员档案。
按照干部管理权限，已存放在市委、区委组织部的退休人员档案暂不移交，待有明确规定后再行办理。
第十一条  国有企业改制后新企业留用的职工，应由原企业向新改制企业移交名单的同时移交职工档案。
第十二条  用人单位与职工解除或终止劳动关系后，用人单位为职工办理终止、解除劳动关系手续，并将其档案移交当地公共就业服务机构保管。
第十三条  职工死亡时，未满50周岁（含50周岁）的，自职工死亡之日起保管满25年以上可按规定进行销毁；职工死亡时年龄超过50周岁的，自职工死亡之日起保管满15年以上可按规定进行销毁；获省级以上英雄、劳动模范、优秀企业家等称号以及享受政府特殊津贴人员、专业技术拔尖人才或者做出突出贡献的具有高级以上专业技术职务的职工等死亡以后，其档案应按有关规定和管理权限向各级综合档案馆移交，其中获省级以上英模及上述相关荣誉待遇的退休人员，其档案已移交劳动保障档案管理中心的可在原处继续保管。
第十四条  用人单位不得保管非本单位人员的档案，严禁职工个人保管档案。
第十五条  职工档案管理机构保管职工档案应履行以下职责：
㈠建立健全机构内职工档案管理的规章制度；
㈡按照《青岛市企业职工档案整理规范》，及时收集、整理、鉴别、立卷、保管职工档案材料；
㈢办理档案的查阅、借阅和转递、移交手续；
㈣做好与职工档案有关的职工身份认定、入伍、档案工资记载、出国(出境)政审工作；经授权做好相关的职称(专业技术职务)资格考评、合同备案、社会保险等服务工作；
㈤为有关部门或单位提供劳动者情况，根据档案材料出具有关证明；
㈥做好职工档案的安全、保密、保护工作；
㈦定期向本单位或相关的档案管理部门移交档案；
㈧实行计算机管理，为职工建立电子档案信息，并将职工电子档案信息同时报当地档案和劳动保障部门备份；

㈨其它有关事项。

第三章  职工档案的管理

第十六条  职工档案应当包括以下内容：
㈠ 履历材料；
㈡自传材料；
㈢鉴定、考核、考察材料；
㈣ 学历、培训和岗位技术（技能）材料；
㈤ 政审材料；
㈥ 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
㈦ 奖励材料；
㈧ 处分材料；
㈨ 劳动关系和工资、待遇审批材料；
㈩ 其他可供组织参考的材料。
第十七条  职工档案管理机构对应归档的材料要及时收集、整理立卷，保持职工档案材料的完整齐全。
第十八条  立卷归档的材料必须经过认真鉴别，做到材料真实、文字清晰、手续齐备。材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后归档。
第十九条  归档职工档案的载体介质应利于档案的长久保管。职工档案材料原则上统一使用十六开规格办公用纸，纸质档案保证书写质量，字迹要端正、清晰。书写材料一般应使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料。
第二十条  职工档案卷皮、目录和档案盒（袋）的样式、书写材料以及档案的整理均按《青岛市企业职工档案整理规范》有关规定执行。
第二十一条  职工档案管理机构在做好档案材料的接收、整理、保管、利用及内容的充实工作的同时，要建立职工档案管理台账，结合备份的电子档案信息，记录接收、提取、补充等内容，防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁或伪造档案材料。
第二十二条  劳动保障事务代理服务机构要加强与所保管职工档案的用人单位的联系，做好职工档案的收集、归档工作。委托劳动保障事务代理服务机构保管职工档案的用人单位，应及时向劳动保障事务代理服务机构移交职工应归档的材料。
   劳动保障事务代理服务机构在接受用人单位或劳动者个人的委托代管职工档案时，必须经过认真鉴别和清点，对涉及职工工资、劳动合同、聘用、保险福利待遇、退休、退职等档案材料必须逐人逐件逐项核查，形成交接清单，并经双方签章。
第二十三条  职工档案管理机构应使用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计与利用，建立职工档案信息数据库。
向公共就业服务机构、劳动保障事务代理服务机构、街道劳动保障服务中心、综合档案馆和劳动保障档案管理中心移交职工档案的，应按照要求同时移交相应的职工档案电子目录和电子信息数据。
第二十四条  职工档案管理机构销毁职工档案材料，必须按照规定进行，并报经主管档案工作的领导批准。
第二十五条  用人单位因收集不完整、保管不善、转递不规范或者因为改制、破产以及事故、灾害等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关事宜的，用人单位应及时补办档案。
第二十六条  职工档案补办时所需档案材料原件应到原始招工部门、用人单位属地综合档案馆或相关主管部门查找，复印件必须加盖存档单位公章。

第四章  职工档案的利用

第二十七条  职工档案管理机构应建立健全职工档案的查阅、借阅工作制度。查阅和借用职工档案，须遵守下列规定：
㈠单位查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信，并申明查阅理由，派专人到职工档案管理机构查阅室查阅职工档案，需复制相关材料的，应一并提出申请；
㈡个人可持有效身份证明，经职工档案管理机构同意，可查阅本人在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免、调资、社保以及工作变动等方面的档案信息；
㈢职工档案一般不借出查阅，党政机关、司法机关等因特殊情况必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经职工档案保管机构主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还；
㈣查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；
㈤对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格查阅手续；
㈥因工作需要从档案中取证的，须请示职工档案保管机构主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第五章  职工档案的转递

第二十八条  职工档案转递的接收方，应具备职工档案管理的条件；不具备职工档案管理条件的接收方，负责将档案移交当地具有职工档案管理资格的服务机构代为保管。
第二十九条  职工在与用人单位解除或终止劳动合同后，职工所在单位应在十五日内将其档案转交新的用人单位或公共就业服务机构。
第三十条  用人单位将职工档案委托劳动保障事务代理服务机构代管的，劳动保障事务代理服务机构应与委托单位或个人签订档案管理协议书，明确双方的权利、义务及违约责任等内容，并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案；劳动保障事务代理服务机构接到档案后要进行清查登记，鉴别无误并经双方签字盖章后方可存档。
第三十一条  转递职工档案，必须按照国家有关规定填写《转递职工档案材料通知单》，并密封包装。档案接收单位或劳动保障事务代理服务机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。档案转出单位逾期15日(跨地区调动逾期一个月)未收到回执的，应及时追查，以防丢失。
    《转递职工档案材料通知单》（存根）应由原档案保管机构长期保存。
第三十二条  转递职工档案，应通过机要交通或派专人送取，不准交本人自带。
第三十三条  用人单位与职工解除劳动关系后，不得以任何理由扣押职工档案。

第六章  附   则

第三十四条  职工档案涉及组织、人事部门管理的部分，按照组织、人事部门有关文件规定执行。
第三十五条  本办法由市保障局、市档案局负责解释。
第三十六条  本办法自颁布之日起施行。